La fabrique de la danse : Débuter son fichier de prospection avec Excel - quelques astuces

15/02/2017

Débuter son fichier de prospection avec Excel

Vous avez récolté des contacts et vous souhaitez désormais les intégrer dans un tableau Excel pour simplifier votre prospection et mieux gérer votre communication ? Nous vous donnons quelques astuces pour effectuer cette démarche simplement.

EXPORTER SES CONTACTS

Tout d’abord commençons avec l’export de vos contacts depuis votre messagerie. Nous allons ici vous détailler la procédure pour exporter vos contacts depuis la messagerie Gmail dans un format adapté à Excel.

  1. - Rendez-vous dans votre messagerie Gmail.
  2. - En haut à gauche de votre page, sous le logo Google se trouve le bouton appelé « Messagerie » vous permettant d’accéder à la « boîte » de contacts. Cliquez, sélectionnez « contacts », ça y est vous y êtes.
  3. - Au dessus de votre liste de contacts se trouve un bouton appelé « Plus ». Cliquez, descendez jusqu’à « Exportez », cliquez.
  4. - Ici, la messagerie vous propose plusieurs options et formats d’exportation. Vous pouvez choisir d’exporter tous vos contacts ou une seule liste de contacts. Ensuite, le format à sélectionner est le deuxième proposé, i.e. « Format CSV Outlook (importation dans Outlook ou une autre application) ». C’est le format qui est compatible avec Excel.

CONVERTIR UN CSV EN FORMAT EXCEL (sans les virgules)

L’étape suivante sera d’intégrer cet export à votre base Excel propre : je parle ici d’une base imaginée pour répondre à votre besoin, avec les bonnes informations de contacts mentionnées en tête de votre base pour chaque colonne (Société, Nom, Prénom, Poste, Email, Numéro, Code Postal, Catégorie…).

La première étape est donc d’ouvrir l’export CSV que vous avez téléchargé de manière propre dans Excel, i.e. avec les informations dans des colonnes différentes et non à la suite les unes des autres séparées par une virgule dans une seule cellule. Pour cela :

  1. - Ouvrez un nouveau classeur vide dans Excel. Ensuite, allez dans fichier, puis sélectionnez « Importer ».
  2. - Sélectionnez « Fichier CSV » puis suivant.
  3. - Sélectionnez votre fichier CSV dans votre ordinateur puis validez avec le bouton « Lire les données ».
  4. - Un assistant importation va ensuite vous menez à travers les étapes pour obtenir votre fichier. N’oubliez pas de sélectionner « Tabulation », « Point-virgule » et « Virgule » dans les séparateurs à prendre en compte dans le fichier.
  5. - Une fois que cette étape est terminée, vous sélectionnez l’endroit dans votre feuille où vous voulez avoir l’export.
  6. - Vous n’avez plus qu’à recopier les informations de contacts qui vous intéressent dans les bonnes colonnes de votre base de contacts à vous.

CRÉER UN MENU DÉROULANT À PARTIR D’UNE LISTE

Je mentionnais plus haut la possibilité de présenter une colonne « Catégorie » ou « Profil » pour qualifier vos contacts. C’est un moyen efficace de sélectionner rapidement, grâce à l’outil « Filtre » de Excel, les contacts qui vous intéressent (et uniquement ceux-là), pour préparer une invitation par exemple. Mais comment s’assurer de ne pas se retrouver avec 15 ou 20 façons d’écrire vos catégories et pouvoir les cibler efficacement ? Le meilleur moyen est d’intégrer un menu déroulant pré-rempli dans les cellules de la dite colonne. Comment faire ? Voici une explication très simple.

  1. - Tout d’abord, prenez une feuille de papier et listez vos catégories. Ça peut par exemple donner : Lieu de diffusion, Grand Public, Partenaire, Presse. A vous de jouer.
  2. - Une fois votre liste établie, sélectionnez les cellules dans lesquelles vous voulez avoir le menu déroulant qui apparaisse. Je vous conseille de sélectionner la colonne entière (en cliquant sur le bandeau supérieur où la lettre apparaît).
  3. - Ensuite dans le menu, cliquez sur « Données » puis « Validation » (ou « Validation des données »).
  4. - Dans l’onglet « Options », allez dans le menu déroulant de la zone « Autoriser » et sélectionnez « Liste ».
  5. - Dans la zone « Source » qui apparaît alors tapez votre liste en séparant chaque élément par des virgules (si ça ne marche pas, notamment sur Mac, remplacez la virgule par un point-virgule).
  6. - Assurez-vous que la case « Liste déroulante dans la cellule » est bien cochée puis validez !

Pour aller plus loin dans la préparation de vos fichiers et dans la méthodologie de prospection, inscrivez-vous à la formation « Vendre son spectacle » qui se déroule le 12 avril. Plus d'informations en cliquant sur Vendre son spectacle dans les liens 

 
 
 
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